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Hilfe

Auf dieser Seite finden Sie viele nützliche und hilfreiche Informationen zu den häufigsten Fragestellungen rund um die Beihilfe App.

Allgemeines

Grundsätzlich wenn Sie beihilfeberechtigt sind und die kvw-Beihilfekasse für die Bearbeitung Ihrer Anträge zuständig ist

Sie können die Beihilfe App nutzen, sofern Sie beihilfeberechtigt sind, Ihr Dienstherr oder Arbeitgeber den kvw die Festsetzung und Auszahlung der Beihilfen übertragen hat und Sie uns bereits aufgrund eines bereits von den kvw bearbeiteten Antrages als beihilfeberechtigte Person bekannt sind.

Möchten Sie Änderungen in Ihren persönlichen Daten mitteilen, nutzen Sie hierfür bitte den Änderungsantrag.

Grundsätzlich können Sie über die App alle Rechnungsbelege einreichen

Grundsätzlich können Sie über die Beihilfe App alle Rechnungen und dazugehörigen Belege zur Geltendmachung Ihrer Ansprüche einreichen.

Gleichwohl ist in folgenden Fällen die Nutzung der App nicht möglich:

  • Beantragung von Abschlagszahlungen
  • Erstattung von Pflegeaufwendungen bei häuslicher Pflege, wenn und soweit Unterbrechungszeiten vorliegen
  • Dienstunfälle und sonstige Unfälle
  • Bei Bestehen vorrangiger Ansprüche auf Leistungen im Krankheitsfall nach anderen Rechtsvorschriften (z. B. gesetzliche Unfallversicherung, Bundesentschädigungsgesetz, Bundesversorgungsgesetz)
  • Bei der Geltendmachung des Geburtszuschusses

Nutzen Sie in den vorgenannten Fällen den "Antrag auf Zahlung einer Beihilfe"  bzw. "Antrag auf Zahlung einer Pflegebeihilfe".

 

Auch in den nachfolgenden Fällen ist die Nutzung App nicht möglich:

  • Einreichen von Heil- und Kostenplänen und sonstige Anfragen
  • Erhebung von Widersprüchen

 

Sie können die Belege schnell und einfach einreichen und sparen Portokosten.

Sie können die Belege schnell und einfach einreichen und sparen Portokosten. Da auch der Postweg und die Zeit für die Aufbereitung der eingehenden Poststücke bei den kvw entfallen, verkürzt sich hierdurch die Zeit bis zur Bearbeitung Ihres Antrags. Auch erhalten Sie über die App eine Bestätigung, wenn Ihre Belege bei der kvw-Beihilfekasse eingegangen sind.

Ja.

Wenn Sie die Nutzungsbedingungen in Vertretung des Beihilfeberechtigten bestätigen, können Sie auch als Bevollmächtigter über die App den Antrag stellen. Bitte beachten Sie, dass die Beihilfe immer auf das Konto überwiesen wird, das in unserem Abrechnungssystem hinterlegt ist. Der Bescheid wird ebenfalls stets an die bei uns hinterlegte Adresse geschickt.

Nein.

Die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen ersetzt das Ausfüllen des Antragsvordruckes.

Ausschließlich per Post mit dem "Antrag auf Zahlung einer Beihilfe"

Änderungen in den persönlichen Verhältnissen können Sie uns ausschließlich per Briefpost mitteilen. Wollen Sie eine Änderungsmitteilung mit einem Beihilfeantrag verknüpfen, verwenden Sie hierbei bitte unter Beibringung der entsprechenden Nachweise den Antragsvordruck "Antrag auf Zahlung einer Beihilfe“.

Den ausgefüllten und unterschriebenen Antragsvordruck schicken Sie den kvw samt Belegen per Briefpost zu.

Ja.

Bis auf weiteres werden Sie Ihren Beihilfebescheid ausschließlich per Briefpost erhalten.

Ja.

Selbstverständlich haben Sie auch weiterhin die Möglichkeit, Ihren Beihilfeantrag per Briefpost einzureichen. Sie können auch bei jedem Antrag neu entscheiden, ob Sie Ihre Beihilfe per App oder per Briefpost stellen möchten.

Eine Aufbewahrungspflciht besteht nicht.

Eine Aufbewahrungspflicht besteht aus beihilferechtlicher Sicht nicht, da wir die von Ihnen eingereichten Belege elektronisch archivieren. Wir empfehlen gleichwohl, die Belege zumindest solange aufzubewahren, bis Sie den Beihilfebescheid erhalten haben.

Nein.

Bei Dienstunfällen verwenden Sie bitte den Antragsvordruck der kvw-Beamtenversorgung „Antrag auf Erstattung von Heilbehandlungskosten anlässlich eines Dienstunfalls“, im Falle anderer vorrangiger Rechtsvorschriften (z. B. gesetzliche Unfallversicherung, Bundesentschädigungsgesetz, Bundesversorgungsgesetz) oder bei Unfällen, die keine Dienstunfälle sind, nutzen Sie bitte den Vordruck „Antrag auf Zahlung einer Beihilfe“. Den ausgefüllten Antragsvordruck schicken den kvw den ausgefüllten und unterschriebenen Antrag samt Belegen per Briefpost zu.

Hintergrund: Bei Dienstunfällen ist die kvw-Beamtenversorgung für die Erstattung von Leistungen zuständig. Ansonsten benötigen wir für die Prüfung, ob Schadenersatzansprüche gegenüber Dritten (z. B. einem Unfallverursacher) oder vorrangige Ansprüche gegenüber anderen Kostenträgern (z. B. der gesetzlichen Unfallversicherung oder dem Versorgungsamt) bestehen können, weitere Informationen.

Nein.

Der Bearbeitungsstatus kann nicht über die App nachverfolgt werden. Allerdings erhalten Sie eine Bestätigung innerhalb der App, dass Sie die Belege erfolgreich an die kvw versandt haben.

Download und Registrierung der Beihilfe App

Smartphones mit den Betiebssystemen Android und iOS

Android:

Die Beihilfe App unterstützt Smartphones und Tablets mit Android ab der Version 7.0.

iOS:

Die Beihilfe App funktioniert mit iOS-Betriebssystemen ab der Version 11.0. Die Beihilfe App unterstützt folgende Apple Endgeräte: ab iPhone 5s und ab iPad Air / mini 2

Darüber hinaus muss die Kamera Ihres Smartphones oder Tablets über eine Auflösung von mindestens 5 Megapixeln verfügen

Aktuell nur in deutschen App-Stores

Wir bieten die Beihilfe App derzeit ausschließlich im deutschen App-Store an.

Bitte prüfen Sie folgende Fehlerquellen:

  1. Prüfen Sie, ob Sie die Beihilfe App der kvw-Beihilfekasse heruntergeladen haben.
  2. Überprüfen Sie die Eingaben. Bei nicht korrekten Angaben schlägt die Registrierung fehl.
  3. Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung der Beihilfe App eine stabile Internetverbindung nötig ist.
  4. Ferner ist es wichtig, dass ihre kvw-Beihilfenummer immer 8-stellig sein muss. Auch die Nullen Ihrer kvw-Beihilfenummer, die Sie Ihrem Beihilfebescheid entnehmen können, müssen Sie also bei der Registrierung eingeben. Sollte die kvw-Beihilfenummer in Ihrem letzten von der kvw-Beihilfekasse erlassenen Beihilfebescheid weniger als 8 Stellen haben, „füllen“ Sie Ihre Beihilfenummer bitte zu Beginn mit Nullen auf, bis Sie auf 8 Stellen kommen (Beispiel: Wenn wir in Ihrem letzten Beihilfebescheid als Ihre Beihilfenummer die 12345 ausgegeben haben, registrieren Sie sich in der App bitte mit der Beihilfenummer 00012345).

Nein.

Sie können sich nur mit einer Beihilfenummer der kvw-Beihilfekasse in der Beihilfe App registrieren. Wenn Sie eine weitere kvw-Beihilfenummer registrieren möchten, müssen Sie die Beihilfe App auf ein weiteres kompatibles Endgerät laden.

Ja.

Die kvw-Beihilfenummer ist immer 8-stellig und beinhaltet mitunter auch sog. „führende“ Nullen. Diese müssen bei der Registrierung auch mit eingegeben werden.

Ferner ist es wichtig, dass ihre kvw-Beihilfenummer immer 8-stellig sein muss. Sollte die Beihilfenummer in Ihrem letzten von der kvw-Beihilfekasse erlassenen Beihilfebescheid weniger als 8 Stellen haben, „füllen“ Sie Ihre Beihilfenummer bitte zu Beginn mit Nullen auf, bis Sie auf 8 Stellen kommen.

Beispiel: Wenn wir in Ihrem letzten Beihilfebescheid als Ihre Beihilfenummer die 12345 ausgegeben haben, registrieren Sie sich in der App bitte mit der Beihilfenummer 00012345.

Teilen Sie uns die Namensänderung auf dem Postweg mit.

Teilen Sie uns bitte zunächst Ihren neuen Namen auf dem Postweg mit (Kopie der Urkunde). Nach der Bekanntgabe kann es dann einige Tage in Anspruch nehmen, bis Sie sich auch in der Beihilfe App mit dem neuen Namen registrieren können.

Es ist nicht möglich, den Namen in der Beihilfe App nach einmal erfolgter Registrierung nachträglich zu ändern.

Stellen Sie die Sucheinstellung auf "Nur iPhone" um.

Grundsätzlich wurde die App in der iOS Version für das iPhone entwickelt.

Sie können diese App aber auch mit Ihrem iPad nutzen. Hierbei müssen Sie bei der Suche im Appstore einmalig die Sucheinstellung von „Nur iPad“ auf „Nur iPhone“ umstellen.

Beihilfeanträge mit der App einreichen

"Belege einreichen"

Unter dem Menüpunkt „Belege einreichen“ besteht die Möglichkeit, die Belege zu fotografieren und im Anschluss an die kvw zu übermitteln

Drücken Sie auf das Plus-Symbol

Wenn Sie mehrere Belege oder Belege mit mehreren Seiten gleichzeitig an uns senden möchten, fassen Sie diese bitte in einer einzigen Einreichung zusammen. Um einer Einreichung weitere Belege oder Belegseiten hinzuzufügen, drücken Sie einfach auf das Plus-Symbol. Nun können Sie einen weiteren Beleg bzw. eine weitere Seite fotografieren. Drücken Sie den Button "Alles einreichen" bitte erst, nachdem Sie alle Belege erfasst haben. Dieses Verfahren gilt auch, wenn Sie sowohl Ihre eigenen Belege als auch die Ihrer Familienmitglieder (sofern Sie unter derselben Beihilfenummer geführt sind) gleichzeitig einreichen.

Grundsätzlich ja, aber ...

Sie erleichtern uns in Ihrem Interesse die Bearbeitung Ihres Antrags, wenn Sie die Belege nach Personen sortiert fotografieren (z. B. zuerst alle Aufwendungen des Beihilfeberechtigten, dann die Aufwendungen für das Kind).

Nein.

Bitte machen Sie von jedem einzelnen Beleg bzw. bei mehrseitigen Belegen von jeder einzelnen Seite des Belegs ein Foto und fotografieren Sie nicht mehrere Belege auf einmal.

Grundsätzlich ja, aber ...

Es ist möglich die Belege zu erfassen und zu sammeln, ohne sie direkt einzureichen. Die Beihilfe App speichert die erfassten Belege und sie werden auch nicht automatisch nach einer gewissen Zeit gelöscht. Allerdings ist die Beihilfe App dafür nicht direkt vorgesehen. Wir können daher nicht garantieren, dass die Belege durch ein Update oder ähnliches nicht doch gelöscht werden.

Generell empfehlen wir die Belege solange aufzubewahren, bis Sie den Beihilfebescheid erhalten haben. Dann sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.

Drücken Sie auf das Papierkorb-Symbol

Vor der Einreichung sehen Sie alle erfassten Belege in einer Übersicht. Wenn Sie eine Seite löschen möchten, drücken Sie auf die Miniaturansicht der Seite. Die Seite öffnet sich und über das Papierkorb-Symbol oben rechts kann die einzelne Seite nach Bestätigung gelöscht werden.

Je nach Betriebssystem ist hier unterschiedlich vorzugehen:

Android:

Vor der Einreichung sehen Sie alle erfassten Belege in einer Übersicht. Wenn Sie einen Beleg löschen möchten, drücken Sie bitte etwas länger auf die Überschrift (z. B. 1. Beleg). Daraufhin erscheint oben rechts das Papierkorb-Symbol. Nach Bestätigung durch den Button „Löschen“ wird der komplette Beleg gelöscht.

iOS:

Vor der Einreichung sehen Sie alle erfassten Belege in einer Übersicht. Oben rechts auf dem Bildschirm gibt es den Button „Bearbeiten“. Drücken Sie auf diesen. Anschließend können Sie die Belege markieren, welche Sie löschen möchten. Um den Vorgang abzuschließen, drücken Sie den Button „Löschen“.

Derzeit nur mit dem Betriebssystem iOS

Android:

Aktuell ist das Löschen einzelner Einreichungen noch nicht möglich. Diese Funktion soll in einem künftigen Release aktiviert werden.

iOS:

In der iOS Version können Sie erfolgreich übermittelte Einreichungen löschen. Hierzu müssen Sie in der Übersicht "Eingereichte Belege" auf der entsprechenden Einreichung lediglich mit dem Finger nach links wischen und die Option "Löschen" auswählen. Nach einer Bestätigungsabfrage wird die Einreichung dann gelöscht. Eine gelöschte Einreichung kann nicht wiederhergestellt werden.

Bitte beachten Sie ferner, dass die Einreichung bereits bei den kvw eingegangen ist und lediglich auf Ihrem Smartphone gelöscht wird. Soll eine erfolgreich übermittelte Einreichung nicht bearbeitet werden, wenden Sie sich bitte direkt an die kvw-Beihilfekasse.

Beachten Sie folgende Hinweise

  • Glätten Sie etwaige Knicke im Papier.
  • Achten Sie darauf, dass die Papierränder einen möglichst hohen Kontrast zum Untergrund aufweisen. Verwenden sie also am besten einen dunklen Untergrund.
  • Achten Sie darauf, dass das Dokument gleichmäßig und ohne Schatten ausgeleuchtet wird.
  • Fotografieren Sie die Belege nicht schräg von der Seite. Der Winkel, in dem Sie das Foto aufnehmen, sollte möglichst steil sein.
  • Fotografieren Sie immer nur ein Blatt auf einmal und legen Sie keine weiteren Belegseiten darunter.
  • Achten Sie darauf, dass der Beleg vollständig in dem Rahmen zu sehen ist, den das Smartphone einblendet.
  • Nachdem Sie das Foto aufgenommen haben, werden Ihnen die automatisch erkannten Papiergrenzen angezeigt. Sollten diese nicht mit dem Original übereinstimmen, korrigieren Sie diese manuell durch Ziehen der Ecken.
  • Eine hohe Bildqualität und korrekte Papiergrenzen unterstützen die kvw bei der Verarbeitung der Daten.

Sollten Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein, können Sie ein neues Foto mit der Funktion „Wiederholen“ aufnehmen (Das aktuelle Foto wird nicht gespeichert). Mit der Funktion „Weiter“ können weitere Seiten (Rückseite, weitere Belegseiten) eines Belegs fotografiert werden. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind und alle Belegseiten fotografiert haben, bestätigen Sie dies.

Handhabung der Beihilfe App und technische Fragen

"Eingereichte Belege"

Unter dem Menüpunkt „Eingereichte Belege“ finden Sie alle von Ihnen über die App zur Erstattung eingereichten Belege sowie den Stand der Übermittlung an die kvw. Außerdem sehen Sie, wann die Einreichung abgesendet wurde.

Tippen Sie unter "Eingereichte Belege" auf die gewünschte Einreichung

In die Einreichungsdetails gelangen Sie durch Antippen einer bereits erfassten Einreichung in der Übersicht.

Unter dem Menüpunkt „Eingereichte Belege“ können Sie sich die eingereichten Belege ansehen. Fotografierte Belege werden als Miniaturansicht dargestellt. Ein Klick auf eine fotografierte Belegseite öffnet das Bild. Sie können es nun heranzoomen. Bei mehrseitigen Belegen erfolgt die Navigation durch alle Bilder durch Wischen nach links und rechts.

Nein.

Derzeit noch nicht. Bitte reichen Sie alle Belege mit der Fotofunktion der Beihilfe App ein.

Ausschließlich in der App und dem elektronischen Archiv der kvw

Die Fotos werden ausschließlich in der Beihilfe App und bei den kvw im elektronischen Archiv gespeichert. Sie finden die Fotos in der App unter dem Menüpunkt “Eingereichte Belege“. Eine Speicherung außerhalb der Beihilfe App oder eine Übertragung an andere Geräte und Speichermedien ist nicht möglich.

Laden Sie die Beihilfe App erneut auf Ihr Smartphone und registrieren Sie sich ein weiteres mal

Das von Ihnen in der Beihilfe App vergebene Passwort wird ausschließlich auf Ihrem Smartphone gespeichert. Anders als bei einem zentral verwalteten Login-Bereich einer Webseite, haben wir keinerlei Zugriff auf Ihre Login-Daten. Aufgrund dieser sicheren Architektur ist es uns nicht möglich, Passwörter zurückzusetzen.

Wir empfehlen Ihnen daher, in diesem Fall die Beihilfe App noch einmal neu zu laden und eine erneute Registrierung durchzuführen. Die in der Beihilfe App gespeicherten Fotos der bisherigen Einreichungen werden dabei gelöscht.

Führen Sie die nachfolgenden Schriftte durch:

Bei vereinzelten iOS Geräten kommt es aktuell vor, dass die Meldung "Datenverbindung unterbrochen" erscheint und die Belege nicht direkt übermittelt werden können. Hier arbeiten wir zur Zeit mit unserem Softwaredienstleister an einem Update.

Damit die Einreichung trotzdem zu uns gesandt werden kann, sollten Sie einmal folgende Anleitung durchführen:

1. Öffnen Sie bitte die kvw Beihilfe App und rufen den Menüpunkt "Eingereichte Belege" auf, aktivieren Sie dann den Flugmodus [Link zu Flugmodus verwenden: https://support.apple.com/de-de/HT204234] Ihres iOS-Geräts.

2. Nun schließen Sie die App [Link zum Schließen einer App:https://support.apple.com/de-de/HT201330] und öffnen diese anschließend wieder (Flugzeugmodus ist immer noch aktiv).

3. Gehen Sie nun wieder auf den Menüpunkt "Eingereichte Belege" und deaktivieren Sie den Flugmodus.

4. Aktualisieren Sie zum Schluss einmal die Ansicht von "Eingereichte Belege", indem Sie auf dem Bildschirm mit dem Finger nach unten ziehen.

Der Versand sollte nun erfolgen.

Sollten mit dieser Anleitung die Belege immer noch nicht versandt werden, wenden Sie sich bitte an die App-Hotline.

Derzeit steht der LiveScan nur für das Betriebssystem iOS bereit

Die LiveScan-Funktion hat den großen Vorteil, dass der Beleg von der App erkannt und das Foto dann automatisch erstellt wird. Sie brauchen somit den Beleg nicht mehr manuell fotografieren (auslösen). Bitte beachten Sie, dass Sie hierzu die Belege möglichst auf einen dunklen Untergrund platzieren.

Android:

Aktuell ist der LiveScan für Android noch nicht verfügbar. Diese Funktion soll in einem künftigen Release aktiviert werden.

iOS:

In der iOS Version ist diese Funktion im Standard aktiv. Sie können diese Funktion in der App über Mein Profil -> Erweiterte Einstellungen deaktivieren und auch aktivieren.

 

Sie können uns über die Kontaktseite erreichen

Die häufigsten Fragen haben wir auf dieser Hilfeseite für Sie zusammengestellt. Sollten Sie darüber hinaus noch Fragen oder Probleme haben, können Sie sich gerne direkt an uns wenden. Hierzu haben wir eine eigene Kontaktseite für Sie eingerichtet.