II. Nutzungsumfang des Portals für die Mitglieder

1. Mittels des Mitgliederportals können u. a.:
   
   
   • kvw-seitig gespeicherte Daten hinsichtlich der Mitgliedschaften und der Anspruchsberechtigten eingesehen und abgerufen werden,
   • Daten, Mitteilungen und Dokumente bidirektional gesendet und empfangen werden.


2. Die kvw stellen im Portal ferner auch regelmäßig aktuelle Informationen für die Mitglieder zur Verfügung.


3. Das Portal ist kein Archivsystem. Die kvw empfehlen daher stets eine zeitnahe revisionssichere Ablage von Verwaltungsakten oder anderweitig bereitgestellten Dokumenten, Daten oder Informationen bei den Mitgliedern.

III. Verfügbarkeit

1. Die kvw garantieren keine bestimmte Verfügbarkeit des Portals.


2. Wartungsarbeiten werden, soweit planbar, zu nutzungsarmen Zeiten (i. d. R. am Abend oder nachts) durchgeführt.


3. Die kvw sperren oder beschränken den Zugang zum Portal, wenn die Sicherheit des Netzbetriebs oder der Schutz der gespeicherten Daten dies erfordert.

IV. Registrierung, Zugang und Sicherheit

1. Die Anlage eines Zugangs für Beschäftigte der Mitglieder erfolgt ausschließlich durch zuvor von den kvw legitimierte Beschäftigte (Administrator:innen) des Mitglieds.


2. Die Registrierung der Administrator:innen wie auch der Beschäftigten erfordern einen Personenbezug. Somit sind die Administrator:innen wie auch das Mitgliederportal nutzenden Beschäftigten im Rahmen der Registrierung stets unter Angabe von Name, Vorname und der konkreten dienstlichen E-Mail-Adresse zu benennen.


3. Es können beliebig viele Beschäftigte eines Mitglieds registriert werden, wenn und soweit diese im Rahmen ihrer dienstlichen Befugnisse bei dem Mitglied auf das Portal zugreifen dürfen.


4. Der individuelle Zugang bezieht sich stets auf eine namentlich benannte natürliche Person. Diese erhält individuelle Zugangsdaten.


5. Der Zugang zum Portal ist durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierungsverfahren (2FA) abgesichert.


6. Die nutzende Person ist für die Sicherheit ihrer Zugangsdaten selbst verantwortlich und hat insbesondere das Passwort geheim zu halten sowie vor dem Zugriff Dritter zu schützen.


7. Bei Ausscheiden der registrierten Person beim Mitglied oder bei einem Wechsel der Zuständigkeiten ist der Zugang durch die Administrator:innen der Mitglieder unverzüglich zu deaktivieren. Betrifft das Ausscheiden oder die Änderung die Administrator:innen, muss die kvw über deren IT-Hotline (hotline@kvw-muenster.de) informiert werden. In diesen Fällen sind unverzüglich neue Administrator:innen zu benennen und durch die kvw einzurichten.

V. Portal-Postfach und Kommunikation

1. Im Portal wird für jede berechtigte nutzende Person ein persönliches elektronisches Postfach eingerichtet. Zusätzlich kann die nutzende Person – sofern vorgesehen – Zugriff auf mitgliederinterne Gruppenpostfächer erhalten.


2. Hinsichtlich der Wahrung von Rechtsbehelfsfristen bei der Bekanntgabe von Verwaltungsakten gilt § 41 Abs. 2 Sätze 2 und 3 VwVfG NRW.


3. Eine nutzende Person erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald neue Mitteilungen oder Dokumente im Postfach eingegangen sind. Die E-Mail-Adresse ist stets aktuell zu halten und wird durch den Administrator des Mitglieds verwaltet.

VI. Hochladen und Übermitteln von Daten

1. Die Mitglieder sind selbst verantwortlich für die hochgeladenen Inhalte. Es dürfen ausschließlich für die kvw relevanten Inhalte übermittelt werden.


2. Die Inhalte dürfen keine Rechte Dritter verletzen, keine Schadsoftware enthalten und keine gesetzeswidrigen, anstößigen oder sonst wie problematischen Inhalte beinhalten.


3. Das Mitglied verpflichtet sich, die Einhaltung dieser Regelungen jeweils vor dem Hochladen von Inhalten sorgfältig zu prüfen.


4. Die kvw sind berechtigt, regelwidrige Inhalte ohne Ankündigung zu löschen.

VII. Sperrung und Löschung von Zugängen

1. Die kvw können Zugänge löschen oder sperren, wenn:
   
   
   • gegen diese Nutzungsbedingungen verstoßen wurde,
   • ein Sicherheitsrisiko besteht,
   • der Zugang nicht mehr benötigt oder genutzt wird.


2. Vor einer Sperrung oder Löschung werden die kvw die Belange des Mitglieds angemessen berücksichtigen.

VIII. Haftung und Haftungsfreistellung

Die kvw haften nur für Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten beruhen.

IX. Nutzungsdauer und Beendigung

1. Die Nutzungsmöglichkeit besteht auf unbestimmte Zeit.


2. Das Mitglied kann die Nutzung des Portals jederzeit widerrufen.


3. Mit dem Löschen eines Benutzerkontos werden alle Nachrichten im jeweiligen persönlichen Postfach umgehend gelöscht. Nachrichten in Gruppenpostfächern bleiben so lange erhalten, wie das Mitglied Nutzer des Portals ist.


4. Im Falle einer Beendigung der Nutzung des Portals durch das Mitglied, werden alle Zugänge von Beschäftigen und auch die Inhalte aller Gruppenpostfächer des Mitglieds gelöscht.

X. Änderungen der Nutzungsbedingungen

1. Die kvw behalten sich die einseitige Änderung der Nutzungsbedingungen vor, insbesondere bei Gesetzes- sowie sonstigen Rechtsänderungen und wenn die Sicherheit es Portals dies erfordert.


2. Die kvw teilen den Mitgliedern die geänderten Nutzungsbedingungen via Portal mit.


3. Widerspricht ein Mitglied den geänderten Nutzungsbedingungen, behalten sich die kvw vor, das Portal für das widersprechende Mitglied zu sperren.

XI. Rechte an „Meine Versorgung“

Alle Rechte (insbesondere Marken-, Urheber- und Nutzungsrechte) an der Plattform sowie deren Inhalten und Funktionalitäten liegen ausschließlich bei den kvw. Eine Nutzung darüber hinaus ist ohne schriftliche Genehmigung untersagt.

XII. Datenschutz

Personenbezogene Daten werden ausschließlich zur Erfüllung der Aufgaben der kvw nach Maßgabe der Satzung der Kommunalen Versorgungskassen Westfalen-Lippe und der Satzung der Kommunalen Zusatzversorgungskasse Westfalen Lippe in den jeweils aktuellen Fassungen erhoben, gespeichert und verarbeitet. Es gilt die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung unter dem Reiter Datenschutz auf www.meineversorgung.org.